Todo lo que debes saber para dejar todo en orden
Si estas organizando un evento debes saber que aunque para los participantes todo termina con el último baile/premiación/canción/ etc. para los que trabajan backstage aún falta una gran labor.
Esto consiste en el desmontaje, organización, inventario, limpieza y mantenimiento antes de definitivamente decir que todo fue un éxito. Reserva parte de tu energía y ten en cuenta estos puntos:
- Es vital dejar el lugar de la actividad organizado como fue entregado, lo ideal es utilizar servicios profesionales que se encargen de desmontar, guardar, catalogar y transportar además de limpiar toda el área. Es importante tener esto en cuenta a la hora de hacer tu presupuesto.
- Si hiciste una lista de los artículos que utilizaste, lleva una relación de estos para saber que nada se ha perdido o dañado, esto te permitirá tomar medidas preventivas en tu próximo evento. Existen muchas aplicaciones gratuitas para smartphones que te permiten hacer listas sencillas y compartirlas con un grupo de personas.
- Revisa la cantidad de personas que asistieron para medir el éxito de tu evento. Si más de la mitad de las personas enlistadas participaron, puedes decir que funcionó.
- Haz un reporte del evento que luego te ayude a recordar las cosas que funcionaron y las que no. También lo puedes compartir y discutir luego con el equipo con que trabajaste. Puedes utilizar google docs u otras herramientas similares para facilitar el acceso.
- Utiliza las redes sociales para tu beneficio. Promociona tu evento en tus redes. Luego de postear las fotos y videos de tu evento, realiza una pequeña encuesta de satisfacción para aprender que cosas fueron las que los participantes más apreciaron… y las que pudieron ser mejores.
- Si tu evento tuvo apoyo mediático, envía lo antes posible las fotos, videos y todo el material que pueda ser necesario a los oradores, patrocinadores y periodistas tan rápido como puedas.
- Celebra con tu equipo. Nada eleva más el espíritu que un equipo que sabe felicitarse por sus logros!