7 tips para optimizar la organización de tus eventos
Si estas organizando un evento debes saber que aunque para los participantes todo termina con el último baile, premiación o la última canción para los que trabajan backstage aún falta una gran labor.
Esto consiste en el desmontaje, organización, inventario, limpieza y mantenimiento antes de definitivamente decir que todo fue un éxito.
Reserva parte de tu energía y ten en cuenta estos puntos:
- Es vital dejar el lugar de la actividad organizado como fue entregado, lo ideal es utilizar servicios profesionales que se encargen de desmontar, guardar, catalogar y transportar además de limpiar toda el área. Es importante tener esto en cuenta a la hora de hacer tu presupuesto.
- Si hiciste una lista de los artículos que utilizaste, lleva una relación de estos para saber que nada se ha perdido o dañado, esto te permitirá tomar medidas preventivas en tu próximo evento. Existen muchas aplicaciones gratuitas para smartphones que te permiten hacer listas sencillas y compartirlas con un grupo de personas.
- Revisa la cantidad de personas que asistieron para medir el éxito de tu evento. Si más de la mitad de las personas enlistadas participaron, puedes decir que funcionó.
- Haz un reporte del evento que luego te ayude a recordar las cosas que funcionaron y las que no. También lo puedes compartir y discutir luego con el equipo con que trabajaste. Puedes utilizar google docs u otras herramientas similares para facilitar el acceso.
- Utiliza las redes sociales para tu beneficio. Promociona tu evento en tus redes. Luego de postear las fotos y videos de tu evento, realiza una pequeña encuesta de satisfacción para aprender que cosas fueron las que los participantes más apreciaron… y las que pudieron ser mejores.
- Si tu evento tuvo apoyo mediático, envía lo antes posible las fotos, videos y todo el material que pueda ser necesario a los oradores, patrocinadores y periodistas tan rápido como puedas.
- Celebra con tu equipo. ¡Nada eleva más el espíritu que un equipo que sabe felicitarse por sus logros!
Nuestro servicio, se construye sobre un programa de actividades preparado para las necesidades más particulares de tu evento.
Llámanos y un consultor te ayudará a determinar el mejor plan para tu empresa o empieza tú mismo el proceso de cotización de un servicio a la medida para tu empresa.